מי צריך שירות סריקת מסמכים?

אם עד היום המסמכים של העסק שלכם ישבו להם בתיקיות ענק על מדפי הספריות שבמשרד, בערימות לצד המדפים, על הרצפה, על כסאות ובעוד כל מיני מקומות במשרד והתבלו להם בנעימות, כיום המצב השתנה. במאמר זה נגולל בפניכם הכל אודות סריקת מסמכים.

הברכה והקללה

מסמכים הם הקללה והברכה של כל ארגון. מצד אחד הם עוזרים להבהרת כל מיני נקודות חשובות לכל כל מיני נושאים ומהווים אסמכתא משפטית ומצד שני הם תופסים מקום רב, לוקח זמן עד שמוצאים אותם, הם מתבלים במהירות ופעמים רבות כאשר צריך למצוא מסמך אחד מבין אלפים כאשר הלקוח במשרד, זמן החיפוש מותיר רושם של חברה לא מקצועית שלא יודעת כיצד להמציא את המסמך הדרוש במהירות ולייעל את הפגישה עם הלקוח.

סריקת מסמכים

מסמכים הם אאוט, סריקת מסמכים היא אין. היום אין מקום לקושי. הטכנולוגיה המתקדמת הצליחה לפנות מקום למפתחים רבים ואילו הם יצרו את הסורק הדיגיטלי, מערכות ניהול מסמכים מתקדמות, טלפוניה חדישה, מחשבים קטנים עם נפח זיכרון ענק ועוד כל מיני מוצרים ופריטים שמאפשרים לכל בעל עסק לשבת בחדר עם מחשב, כסא מנהלים נוח, תמונות ופריטים דקורטיביים אחרים שהופכים את החדר לבעל עיצוב מיוחד ומרשים. אין אף מסמך שנערם בחדר, אלא אם מדובר על המסמכים שרלוונטיים ללקוחות של אותו היום. סריקת מסמכים קיימים לפורמט דיגיטלי ושמירתם בכונן מיוחד במחשב (שעובר גיבוי תקופתי ומתממשק עם הווינדוס) מהווה את אחד הדברים היעילים ביותר כיום.

לסיכום, סריקת מסמכים קיימים לפורמט PDF או כל פורמט אחר תחסוך לכם במשאבים רבים. בנוסף, סריקה תבטיח שהמסמך יישמר לאורך זמן, תוכלו לשלוף כל מסמך סרוק במהירות בהתאם לאינדקס שנבנה במחשב, ניתן להמיר את המסמך גם לפורמט וורד ולבצע בו שינויים וכמובן ניתן לשייך לו חתימה דיגיטלית שלנו.