מערכת נוכחות בענן? יתרונות וחסרונות

המאמר הזה מיועד לכל מי שמנהל עסק, בין אם הוא בבעלותו ובין אם הוא עושה זאת כשכיר. בעידן הטכנולוגי והאינטרנטי שלנו יש הרבה היצע של תוכנות ופתרונות עסקיים. מי מכם לא מכיר את המיילים, שיחות הטלפון ואפילו הסוכנים שמגיעים ומנסים למכור שלנו שירות כלשהו? לפעמים אנחנו יכולים לסרב להצעה כזאת פשוט בגלל שזה נראה לנו כבר יותר מידי – יש תוכנת הנהלת חשבונות ותוכנת מיילים ותוכנת ניהול עסק, כמה עוד צריך? התשובה היא שצריך. עסק הוא עניין מסובך, יש בו הרבה גורמים ורכיבים שונים ומשונים. אחד המשתנים הכי רגישים בעסק הוא נושא כוח האדם. בשביל לנהל כוח אדם בצורה מוצלחת צריך לעשות זאת בעזרת תוכנה ייעודית, ממש כמו שאנחנו מנהלים כל תחום שהוא, למשל קשרי לקוחות.

ניהול עובדים – הדור הבא

אחת הטעויות של מנהלים היא לחשוב שמערכות נוכחות הן בסך הכל כמו טבלת נוכחות שנמצאת באינטרנט. זו הסיבה שלפעמים הם מביעים סירוב לקבל מערכת כזו. המציאות רחוקה מכך מאד. מערכת מודרנית כגון Triple c יודעת להציע פתרונות לבעיות שכל מנהל מכיר ואפילו ליעל ולעזור לצמיחה של העסק. בואו ננסה להבין כיצד כל זה מתאפשר:

ניהול בסיסי של עובדים

מערכת נוכחות בענן מאפשרת הקמה קלה של כרטיסי עובדים חדשים. זה מתאפשר מכל מכשיר שמחובר לאינטרנט. עסקים שיש בהם תחלופה רבה של עובדים, ימצאו במערכת כזאת פתרון לשיטות הקיימות בהן הם משתמשים. נמנעים מקרים כגון עובדים חדשים שממתינים זמן רב עד אשר הפרטים שלהם מתעדכנים. ממשק המערכת ניתן לחיבור כמובן גם על ידי משרד רואה החשבון או חשב השכר בארגון עצמו.

עובדים ניידים

בעסקים רבים ישנם עובדים שלא עובדים ממקום קבוע או אפילו אינם נמצאים בכלל בתחומי העסק. ישנן דוגמאות רבות לכך: גרפיקאיות שעובדות מהבית; טכנאים שיוצאים בבוקר ישר מהבית ללקוחות השונים; מדריכים שנמצאים אצל הלקוחות בהדרכות ועוד שלל דוגמאות.

ניהול של עובדים כאלו הוא מסובך בשיטות סטנדרטיות. כאשר משתמשים במערכת נוכחות בענן, ניתן לבצע החתמת כרטיס גם כאשר העובד נמצא מחוץ לעסק. ניתן לעשות זאת ממחשב שמחובר לאינטרנט או מטלפון חכם באמצעות אפליקציה ייעודית. הדיווח על תחילה וסיום העבודה נעשה בצורה קלה והכי חשוב – מדוייקת.

קבלת תמונת מצב

עם מערכת נוכחות בענן ניתן לקבל דוחות נוכחות מעודכנים בכל רגע. זה מאפשר לקבל מידע מדויק לגבי מצבת כוח האדם בכל רגע נתון. זו בדיוק אחת התכונות שגורמת לשיפור ביעילות העסק. עסקים עם עובדים רבים או מפוזרים יכולים להנות משקיפות מירבית וצמצום בבזבוז בכוח אדם. עסקים כגון אבטחה או ניקיון יכולים להתנהל בדיוק לפי העבודה הדרושה ולהתאים לה את כוח האדם.

דו"חות שימושיים יותר

הדוחות שניתן להפיק ממערכת כזאת יכולים לתת מידע מהימן שיעזור בניתוח ואיתור בעיות. ניתן לקבל דוחות יומיים, שבועיים או חודשיים ומהם להבין על בעיות או קשיים. ניתן להבין לגבי כמות השעות וההתפלגות השונה שלהם בין נושאי תפקידים או אפילו בין שעות רגילות לשעות נוספות או שעות ערב או סופ"ש. דו"חות אלו יעזרו להבין עלויות של פרויקטים, יעזרו בתמחור מדויק יותר בעתיד וכך יתרמו לקבלת הזמנות בעתיד.

שמירה על יחסי עבודה תקינים

מערכת נוכחות בענן מבטלת כל מיני טעויות רישום שונות שקורות בשיטות ידניות או חצי אינטרנטיות (למשל רישום על קובץ אקסל משותף). אנחנו לא נרצה לטעות ולשלם יותר מידי לעובדים אבל מצד שני לא נרצה חלילה גם להחסיר מהם שעות. טעויות ברישום שעות גורמות למתחים שאינם בריאים לעסק מכיוון שתמיד הם מעלים אלמנטים שונים של חשד בין הצדדים.

סיכום

מערכת נוכחות בענן מציעה את כל היתרונות הללו ואפילו יותר, אבל את היתרון המשמעותי ביותר שמרנו לסוף. האמת היא שעלות ההפעלה של המערכת היא זולה יותר מכל שיטה אחרת. שיטות ידניות או מערכות שאינן יעודיות, יגזלו הרבה זמן מעובדים בארגון שלנו וזו העלות האמיתית שלהן. מעבר למערכת בענן הוא קל יותר ממה שאתם מדמיינים, ניתן לעשות זאת ממש בן רגע ולהתחיל להנות מכל היתרונות!